Три помощника в деле планирования

Организация идет от головы, но держать в голове все дела и задачи невозможно. Голове нужны помощники, и выбор их велик: записные книжки и блокноты, стикеры, ежедневники и еженедельники всех размеров и мастей, напоминания в мобильном телефоне, электронные календари и целый ворох онлайн приложений. Все это разнообразие само по себе требует вдумчивого подхода и разработки целой системы. Методом проб и ошибок я нашла свою золотую схему планирования, которая не отнимает слишком много времени и усилий от выполнения собственно дел. Но прежде чем я о ней расскажу, хочу оговориться: речь пойдет не о гаджетах. Смартфоны - лучшие друзья прогрессивного человечества, но при всей любви к последним словам техники я возлагаю на телефон только две функции: непосредственно звонки и передачу смс-сообщений.

Я долго разрывалась между бумажными ежедневниками и электронными календарями. Планировщик-записная книжка удобен тем, что не зависит от электропитания и наличия интернета. Он всегда под рукой, может содержать все необходимые разделы, календарики и вкладки. Однако он не может в нужный момент пропищать, что вы опаздываете на совещание, а корректировки списков дел не всегда приводят к эстетически приятным результатам. Вычеркивание сделанных пунктов из списка to-do приносит моральное удовлетворение, но в итоге превращает лист ежедневника в маловразумительную кашу.

В электронных ежедневниках все красиво, моделируемо, а перенос несделанного дела на следующий день решается элегантным движением мыши. Компьютер сам формирует повестку дня, упорно шлет нам напоминания на е-мейл и телефон. Но в нужный момент электронный календарь может оказаться недоступен, ведь даже айфон имеет свойство неожиданно разряжаться.


Посему, отринув юношеский максимализм, я сохранила в своей жизни оба варианта планировщиков - и аналоговый, и электронный. Таким образом, моя система строится на трех столпах - маленький бумажный еженедельник или ежедневник, Google Calendar и Remember The Milk.

Еженедельник. Я использую еженедельник карманного формата и никогда не выкладываю его из сумки. Это может быть Moleskine Weekly Diary, в котором есть очень удобная вкладка-блокнотик с разделителями по темам. Это может быть органайзер из коллекции Filofax, и тогда вы сможете впихнуть в него любые нужные вам разделы, и достаточно будет просто менять календарные блоки каждый год. Или же можно довериться гуру планирования Time/system.



На самом деле не так важно, каким будет бумажный еженедельник или ежедневник, поскольку он выполняет вспомогательную функцию. Он нужен для того, чтобы в тот момент, когда светлая мысль пришла к вам в голову, немедленно ее зафиксировать, пока она не убежала. Я миллион раз мучительно пыталась вспомнить, что же такого полезного я придумала, но не записала. Поэтому теперь я чуть что хватаюсь за меленькую книжечку и, не особо заботясь о красоте, записываю любое намерение, задачу или идею на нужную мне дату или в простой список. Основная работа по планированию происходит уже в мире электроники.

Google Calendar. Google, конечно, поработил нас всех. Не зря писатель Дуглас Коупленд в одном из своих интервью предположил, что скоро Google заменит людям бога. Возможно, все не так уж и запущено, но если у тебя есть аккаунт на gmail.com, пользоваться Google calendar тебе, как говорится, сам бог велел. Как пользоваться календарем, подробно объясняется на соответствующей странице поддержки. Я же отмечу лишь несколько полезных функций, которые, возможно, не сразу заметны новичку.



Во-первых, в рамках одного календаря можно сделать отдельные календари, например, для работы и для личных дел, а потом на вкладке "Мои календари" включать их одновременно, чтоб избежать пересечений, или по очереди, чтобы сосредоточиться на чем-то одном.
Во-вторых, в Google calendar можно и нужно настроить напоминания. В настройках можно выбрать установки по умолчанию, а в условиях каждого события их модифицировать, если нужно. Нам предлагается три вида напоминаний: всплывающее окно (работает, если вы постоянно смотрите в календарь), по е-мейлу (работает, если вы постоянно просматриваете gmail) и по sms (работает всегда!). Оповещения по смс абсолютно бесплатны и очень удобны, поскольку не требуют дублирования в телефон. Они приходят туда сами.
Короче, вы указываете, как и когда вам следует напомнить о событии, устанавливаете его периодичность, добавляете любую дополнительную информацию и расслабляетесь. Но как бы календарь ни был удобен для дел с конкретной временной привязкой, он не подходит для фиксирования задач. И хоть в гмейле с недавнего времени внедрили вкладку "Задачи", я все же предпочитаю сервис Remember the Milk.

Remember the Milk - сервис для управления задачами. Приглянулся он мне давно, будучи еще англоязычным. После русификации я полюбила его еще больше, а окончательно мое сердце он завоевал, интегрировавшись в Google calendar.
Итак, для начала в RTM следует зарегистрироваться. Затем внести туда задачи, при желании разбив их по разделам - например, "Личное", "Работа", "Учеба". Нужно учесть, что сервис очень понятлив и, например, дату выполнения задачи необязательно вбивать дословно и целиком, достаточно набрать ключевые цифры, и все само встанет на свои места. Можно также отправлять задачи самому себе по емейлу. За изучением всех волшебных функций - проследуйте на страницу поддержки. Я лишь напомню, что интегрировать список ваших задач в Google calendar можно при помощи пары кликов вот тут, выбрав sidebar gadget. Когда справа от календаря у вас появится вожделенный список, вы сможете добавлять и корректировать задачи прямо оттуда. В Remember The Milk также можно настроить смс-напоминания.

В итоге мы имеем одну записную книжку для того, чтобы ничего не забыть, и одну веб-страницу, для того, чтобы все помнить.